Document en Records Management

Minder risico, meer overzicht door effectief documentbeheer

Goed ingericht en ondersteund documentbeheer geeft uw medewerkers overzicht en houvast en sluit risico's voor uw organisatie uit. Er is meer hergebruik van informatie en minder dubbel werk.

Van nulmeting tot documenthuishouding op orde

KBenP zorgt voor het op orde krijgen van documenthuishoudingen in de vorm van producten en inzet van professionals. Wij doen een nulmeting en stellen een integraal advies voor documentair informatieanagement op. De verbeteringen kunnen zowel betrekking hebben op juiste en tijdige betrokkenheid van medewerkers als op instrumenten die er nog niet zijn of die nog niet voldoen en daarnaast op aspecten van de documenthuishouding die niet voldoen aan de eisen.

KBenP zorgt ervoor dat deze instrumenten (documentair informatieplan, ordeningsplan, werkprocedures en -instructies en overdrachtsplan) juist en volledig zijn en dat de medewerkers goed geïnformeerd zijn en werken conform procedures en instructies. Tevens bewerken wij wanneer gewenst uw archiefachterstand en ondersteunen wij dagelijks uw doumentbeheer. Met onze kwaliteitsmetingen monitoren we tussentijdse de voortgang op de verbeterpunten. Wij zorgen er voor dat uw documenthuishouding op het afgesproken moment geheel op orde is.

Onze producten:

Onze producten zijn ingedeeld aan de hand van de PDCA (Plan-Do-Check-Act) cyclus van William Edwards Deming. De PDCA cyclus is een creatief hulpmiddel voor continue kwaliteitsmanagement en probleemoplossen. Hiermee kun je stap voor stap je werk, prestaties en organisatie verbeteren en op een hoger plan brengen.

Plan

• Documentair informatieplan
• Ordeningsplan
• Werkprocedures en -instructies Informatiemanagement
• Overdrachtsplan

Do

• Archief achterstand herstelwerk
• Archiefbeheer
• Post- en e-mailverwerking
• WOB verzoek

Check

• Kwaliteitsmetingen

Act

• Advies Documentair Informatiemanagement

Inzet van informatieprofessionals

• Div-medewerker
• Archiefmedewerker
• Informatiebeheerder
• Recordmanager
• Informatieadviseur

ISO en NEN gecertificeerd: Informatie op orde

KBenP biedt advies op het gebied van het documentair informatiemanagement van een organisatie of organisatieonderdeel. Dit begint bij het opstellen van een advies/verbeterplan aan de hand van verbeterpunten uit de kwaliteitsmeting. Op basis van de resultaten uit de kwaliteitsmeting wordt er met de opdrachtgever besproken welke KBenP dienstverlening het best passend is. Naast dit advies zijn er velerlei andere onderwerpen waarin adviezen worden gegeven, bijvoorbeeld: migratie van de bestanden op de netwerkschijven, archief-herstelwerkzaamheden, normen NEN-ISO 15489 en NEN 2082 en NEN-ISO 23081, digitalisering, outsourcing, ordening van archief en gedragsverandering (b.v. bij adoptie van nieuwe methoden of technieken).

Expert in efficiënt Document en Records Management

Middels kwaliteitsmetingen maakt KBenP inzichtelijk wat de stand van zaken is van uw informatiehuishouding, nu en in de toekomst. Naast de harde kant (metadata, ordening) heeft KBenP ook oog voor het meekrijgen van de medewerkers in de organisatie.