Ondersteuning en advies bij WOB-verzoeken

Afhandeling van een WOB verzoek

WOB verzoeken zijn complex en arbeidsintensief en vragen veel van uw organisatie. KBenP ondersteunt u bij de afhandeling van een WOB verzoek.

Werkzaamheden die KBenP uitvoert:

• Het verzamelen van relevante documenten uit het DMS en mailboxen aan de hand van de instructie van het WOB team.
• I.o.m. het WOB team een structuur inrichten op een aparte door het WOB team aangewezen plek.
• Documenten als opslaan binnen de afgesproken structuur.
• Documenten hernoemen conform instructie WOB team (korter, beginnend met datum).
• Verwijderen van dubbele documenten aan de hand van instructie WOB team.
• Aan de hand van instructie WOB team komen tot een specifiekere uiteindelijke selectie van documenten. Op basis van overleg met een WOB-verzoeker en het WOB team kan een vraag vaak nader gespecificeerd worden, waardoor het totaal aantal documenten aanzienlijk kan verminderen.
• Deze uiteindelijke selectie van documenten omzetten naar pdf formaat.
• Aan de hand van een instructie van het WOB team en in afstemming met het WOB team gedeeltes uit documenten rood omlijnen/kaderen. Hiermee wordt een voorstel gedaan om het omkaderde weg te lakken (zwart te maken).
• Na goedkeuring WOB team rode gedeeltes definitief weglakken.
• Om het lakken onomkeerbaar te maken, zodat de onderliggende tekst absoluut niet nooit meer te zien is, worden de documenten geconverteerd naar een Image file (TIFF of JPEG) en weer terug geconverteerd naar PDF. Daarna wordt er gecontroleerd of de bestanden nog steeds leesbaar zijn.
• Afronden inventarislijst ten behoeve van beantwoording WOB verzoek.
• Gelakte documenten aan de hand van instructie WOB team op een aparte locatie (map) opslaan, zodat deze bij verdere afhandeling van het WOB verzoek gebruikt kunnen worden.

Het doel van de ondersteuning door KBenP bij het afhandelen van een WOB verzoek is dat het verzoek tijdig en juist wordt afgehandeld met zo min mogelijk impact voor andere organisatiedoelstellingen. Naast de ondersteuning bij de afhandeling van een WOB verzoek, kan KBenP u ook ondersteunen bij andere werkzaamheden voor een goed Document- en Recordsmanagement.