Over Document Management en Records Management

Het beheren van documenten is vaak het 'ondergeschoven kind'. Totdat cruciale informatie weg is en er bedrijfsrisico's ontstaan. Slechts weinigen vinden het leuk een documentverzameling goed te beheren, actueel te houden en correct en tijdig te schonen. Eindeloos zoeken in die grote archiefkast in de kelder of op de harde schijf naar dat ene dossier... dat is verleden tijd met document management. Met document management heeft u digitale gegevens binnen no-time op de juiste plaats in uw organisatie.

Wat is document management?

Document management gaat om het inrichten van je informatiebehoefte op een efficiënte manier. Met andere woorden: het geautomatiseerd beheren van je documentstromen. Centraal daarbij staat het samen werken aan documenten. Document management zorgt ervoor dat documenten beschikbaar en vindbaar zijn en dat de authenticiteit van documenten gewaarborgd wordt.

Wat is records management en archivering?

Sommige documenten moeten op een meer formele wijze worden beheerd, wanneer er bepaalde risico’s verbonden zijn aan het verlies van documenten, als de organisatie gebonden is aan wet- en regelgeving en als er verantwoording afgelegd moet worden over besluitvorming. Deze documenten dienen bijvoorbeeld als bewijs van een transactie of beslissing die een verplichting voor de organisatie inhoudt. Deze informatieobjecten worden records genoemd. 

Records management en archivering zorgen voor het duurzaam borgen van deze informatie. Hierdoor is informatie beschikbaar, interpreteerbaar, authentiek, volledig en blijft het bewijskrachtig. Om dit te bereiken wordt er beleid opgesteld en wordt er gebruik gemaakt van metadata en een (vaak digitaal) archief dat voldoet aan wet- en regelgeving.

Expert op het gebied van Document en Records Management

KBenP zorgt voor het op orde krijgen van documenthuishoudingen in de vorm van producten en inzet van professionals. KBenP zorgt ervoor dat de producten (documentair informatieplan, ordeningsplan, werkprocedures en -instructies en overdrachtsplan) juist en volledig zijn en dat de medewerkers goed geïnformeerd zijn en werken conform procedures en instructies. Tevens bewerken wij wanneer gewenst uw archiefachterstand en ondersteunen wij dagelijks uw doumentbeheer. Met onze kwaliteitsmetingen monitoren we tussentijdse de voortgang op de verbeterpunten. Wij zorgen er voor dat uw documenthuishouding op het afgesproken moment geheel op orde is.