Wist u dat elke terabyte (1000 GB) aan documenten die u opschoont tot 2 ton aan CO2 bespaart? Dat is evenveel als de groei van 100 bomen in één jaar!
https://www.climateneutralgroup.com/nieuws/wat-is-1-ton-co2/
KBenP Content Services stelt je in staat om al je content op een veilige en betrouwbare manier inzichtelijk te maken. Onze diensten helpen je content te analyseren, op te schonen, veilig te stellen, te classificeren, te verrijken, te migreren, te monitoren en de AVG-conformiteit ervan inzichtelijk te maken en anonimisering toe te passen.
Wij verstrekken u o.a. duidelijkheid met betrekking tot:
- Omvang en aard van de content binnen uw informatiehuishouding
- Dubbele en/of oude bestanden
- Relevante content inzake migratie naar een doelsysteem
- AVG conformiteit
De KBenP Content Services zijn ingezet bij diverse opdrachtgevers binnen de overheid en in het bankwezen en voldoen aan geldende strenge veiligheidseisen, waaronder:
- Uitvoering volgens ISO27001 procedures en richtlijnen
- Ondertekende verwerkersovereenkomst
- (indien nodig) Cloud verwerking met datatransfer via beveiligde verbinding
- (indien nodig) Datacenter in Nederland voor opslag van gegevens
Services:
- Content analyse
- Content schoning of veiligstelling
- Content classificatie
- Content verrijking
- Migratie
- AVG check
- Termen aanwijzen + anonimiseren
- Monitoring
De softwarecomponenten van de aangeboden Content Services kunnen on-premise bij de opdrachtgever worden geïnstalleerd of vanuit de Cloud (Microsoft Azure) worden uitgevoerd. Via een veilige verbinding (VPN) kan op afstand verbinding worden gemaakt met het netwerk van uw organisatie, waarna er een koppeling kan worden gemaakt met het betreffende systeem (DMS, ERP, email of fileshare).
| Service | Service beknopt | Service resultaat | Service voordeel | Mogelijke bronnen |
|---|---|---|---|---|
| Content analyse | De content analyse zorgt voor overzicht op het gebied van structuur, aard en inhoud van bestanden in een informatiehuishouding alsmede op het gebruik ervan. | Content analyse zorgt voor bewustwording met betrekking tot de stand van zaken van de informatiehuishouding. | Verkregen overzicht biedt aanknopingspunten voor verbeter- en besparingsmogelijkheden (b.v. ontdubbelen) en geeft zicht op aandachtspunten m.b.t. wet- en regelgeving. | Netwerkschijven die via Windows zijn te benaderen, digitale archieven, document management systemen, applicaties met bestandsopslag en een database (b.v. CRM), Exchange on-premise servers, Office 365 Outlook mailboxen en Web Content Management Systemen. |
| Content schoning of veiligstelling | Content schoning of veiligstelling bestaat uit twee delen. De schoning bestaat uit het detecteren en selecteren van redundante, oude en triviale bestanden die in aanmerking kunnen komen voor verwijdering uit de verzameling. Het veiligstellen bestaat uit het detecteren en selecteren van bestanden met gevoelige of persoonsgebonden informatie voor veiligstelling in een beschermde omgeving. | Een informatiehuishouding die ontdaan is van redundante, oude en triviale bestanden en waarin bestanden die gevoelige of persoonsgebonden informatie bevatten als zodanig zijn geclassificeerd. | Effectiever en efficenter kunnen zoeken en vinden, besparen op de kosten van opslag en beheer van informatie en daarbovenop beter voorgesorteerd zijn op vigerende wet- en regelgeving. | Zie Content Analyse. |
| Content classificatie | Content classificatie begint met het op basis van een representatieve referentieset van documenten, bepalen en toewijzen van documenttype classificatie labels. Het model gaat vervolgens alle daarvoor geselecteerde documenten in de informatiehuishouding of informatieverzameling automatisch classificeren. | Juist geclassificeerde documenten in een informatiehuishouding en ook een documentclassificatiemodel voor verdere automatische classificatie van bestaande en nieuwe documenten. | Effectiever en efficiënter kunnen zoeken en vinden met als resultaat verbeterde besluitvorming. Beter in staat zijn om te handelen conform wet- en regelgeving (Archiefwet, WOB, en WOO). | Tekst leesbare documenten zoals voortkomend uit de Content Analyse. |
| Content verrijking | Analyse van bestandsgerelateerde informatie ten behoeve van extractie van gegevens die gebruikt kunnen worden voor het verrijken van metadata en het versterken van bestandsclassificaties. | Actuelere en volledigere metadata/bestandsregistraties, aangepast aan nieuwe registratie wensen of eisen. | Effectiever en efficiënter kunnen zoeken en vinden. Verbeteren van inzicht in de aard van de bestanden in de informatieverzameling en daarmee in staat om sterker documentbeheer in te regelen. | Zie Content Analyse. |
| Migratie | Het verplaatsen van informatie naar een andere opslag- of beheeromgeving. Voorafgaand aan de migratie vinden vaak naast content analyse, content schoning, - veiligstelling en - verrijking plaats om een zo juist en waardevol mogelijke informatiehuishouding te realiseren en te kunnen migreren. | Op basis van de functionaliteit en ordening van de nieuwe beheeromgeving (doellocatie v/d migratie) overdragen van schone en beter gemetadateerde informatie. Wat zorgt voor optimalisatie van het gebruik van functies van de nieuwe omgeving. | Besparen op de kosten van opslag en beheer van informatie door migratie van alleen relevante content en het versneld effectief en efficiënt in gebruik nemen van de nieuwe beheeromgeving. | Zie Content Analyse. |
| AVG check | De AVG check bestaat uit het inhoudelijk analyseren en controleren van documenten in een gegevensverzameling op de aanwezigheid van AVG gevoelige informatie. Vervolgens wordt de gevoeligheid van deze documenten aan de hand van een gewogen score bepaald. | Overzicht van individuele documenten die in relatie tot AVG gevoeligheid aandacht vereisen. Duidelijkheid ten aanzien van wat moet worden veiliggesteld of moet worden vernietigd. | Voldoen aan wet- en regelgeving in relatie tot het publiceren van AVG gevoelige documenten. | Tekst leesbare documenten zoals voortkomend uit de Content Analyse. |
| Termen aanwijzen + anonimiseren | De termen aanwijzen en anonimiseren bestaat uit het verzamelen van documenten uit diverse bronnen om deze daarna inhoudelijk te analyseren en te controleren op de aanwezigheid van AVG gevoelige termen en deze termen vervolgens te anonimiseren. | Het resultaat is een geanonimiseerde set aan documenten. | Voldoen aan wet- en regelgeving in relatie tot het publiceren van AVG gevoelige documenten. | Tekst leesbare documenten zoals voortkomend uit de Content Analyse. |
| Monitoring | Monitoring en control bestaat uit het periodiek presenteren van de gegevens uit een analyse over de informatiehuishouding doormiddel van een dynamisch dashboard. | Met behulp van het dashboard inzicht krijgen in de ontwikkelingen/veranderingen in de informatiehuishouding doormiddel van eenvoudige gebruikersinteractie. | Helpt de organisatie om te voldoen aan vigerende wet- en regelgeving en eigen interne standaarden op het gebied van informatiebeheer. Ondersteunt de organisatie bij het treffen van maatregelen en ondersteunt medewerkers in de organisatie bij het juist omgaan met de "eigen" documenthuishouding. | Zie Content Analyse. |
Neem contact op met
Anco ten Boekel