Het doel van archiefbeheer is dat de juiste mensen toegang hebben tot de juiste documenten in een zo optimaal mogelijk (document management) systeem en het realiseren van een archief dat voldoet aan de kwaliteitseisen van de organisatie.

Archief beheer pdca cyclus

Expert in archiefbeheer

KBenP doet voor veel verschillende organisaties archiefbeheer, met name digitaal maar ook analoog, met verschillende document management systemen en verschillende takenpakketten. Taken die wij zoal uitvoeren:

  • Zorgen dat aanwezige instrumenten (Documentair Informatieplan, Ordeningsplan, Werkinstructies) ten behoeve van goed documentbeheer, vindbaar en bekend zijn bij betrokkenen en ondersteuning (o.a. bureautraining/groepstraining) bieden bij het gebruik ervan. Zodat de medewerkers zich bewust zijn van taken en verantwoordelijkheden m.b.t. documentbeheer.
  • Meten in hoeverre medewerkers hun verantwoordelijkheid op het gebied van documentbeheer juist en tijdig invullen en of de taken juist en tijdig worden uitgevoerd. Met andere woorden of er voldoende wordt bijgedragen aan een goede instandhouding van de informatiehuishouding danwel verbetering daarvan.
  • Management periodiek informeren over de stand van zaken m.b.t. documentbeheer; voortgang op het gebied van verbetering en de mate waarin teamleden bijdragen aan de verbetering van het documentbeheer.
  • Het toevoegen, ordenen, waarderen en selecteren, en muteren van nieuwe (sub)dossiers binnen de ordeningsstructuur.
  • Het verplaatsen van documenten naar een ander (sub)dossier.
  • Het verlenen en intrekken van autorisaties tot het gebruikte document management systeem en (opstellen en) bijhouden van de autorisatiematrix.
  • Het maken van ondersteuningselementen (b.v. quick reference cards) ten behoeve van soepel en juist gebruik van het document management systeem.
  • Functionele inrichting van het document management systeem, zodat medewerkers er goed mee kunnen werken.
  • Het melden van storingen in het document management systeem aan Functioneel Beheer binnen de organisatie en het registreren van de storingen.
  • Het doen van verbetervoorstellen aangaande werkwijzen en systemen.

Archiefbeheer volgt wet- en regelgeving en actuele kaders, richtlijnen en handreikingen van uw afdeling Informatie Management. Onderdelen hiervan zijn: archivering, duurzaamheid, informatiebeveiliging en autorisatie, metadata, migratie en conversie, ordening, waarderen en selecteren, vervanging en kwaliteitsbewaking. Desgewenst kan KBenP u ondersteunen bij het opstellen en/of actualiseren van instrumenten met betrekking tot deze onderwerpen.

Meer weten over Archiefbeheer?

Wilt u advies of ondersteuning bij uw archiefbeheer? Neem vrijblijvend contact op.

Stuur een e-mail Bel Anco ten Boekel

Anco ten Boekel.jpg
Meer weten over Archiefbeheer?

Neem contact op met
Anco ten Boekel