Afhandeling van post en e-mail of andere vormen van digitale correspondentie, inkomend en uitgaand, maakt onderdeel uit van het archiefproces. Dit onderdeel dient proactief opgepakt te worden om de juiste informatie tijdig beschikbaar te stellen aan de juiste persoon. Het betreft hier algemene e-mailboxen van de organisatie of een organisatieonderdeel en geen privé e-mailboxen. De werkzaamheden omvatten:
- het verwerken (scannen, importeren, indexeren, beoordelen, routeren, opslaan) van post en e-mail.
- inkomende documenten actief onder de aandacht brengen bij de verantwoordelijke medewerker(s).
Post- en e-mailverwerking volgens wettelijke kaders
Het doel van post- en e-mailverwerking is het organisatieonderdeel te laten voldoen aan wettelijke kaders met betrekking tot het verwerken van inkomende en uitgaande documenten (zowel digitaal als analoog) en zorgdragen voor juiste en tijdige beschikbaarheid van de informatie.
Post- en e-mailverwerking volgt wet- en regelgeving en actuele kaders, richtlijnen en handreikingen van uw afdeling Informatie Management. Onderdelen hiervan zijn: archivering, duurzaamheid, informatiebeveiliging en autorisatie, metadata, migratie en conversie, ordening, waarderen en selecteren, vervanging en kwaliteitsbewaking. Desgewenst kan KBenP u ondersteunen bij het opstellen en/of actualiseren van instrumenten met betrekking tot deze onderwerpen.
Meer weten over post- en e-mailverwerking?
Wilt u advies of ondersteuning bij uw documentbeheer? Neem vrijblijvend contact op.
Neem contact op met
Anco ten Boekel