Overdrachtsplan

Een Overdrachtsplan wordt opgesteld om een overdracht van een organisatieonderdeel naar een afdeling Archiefbeheer efficiënt en effectief te laten verlopen. In dit plan worden op hoofdlijnen de volgende aspecten beschreven:

• Een omschrijving van het betreffende organisatieonderdeel en de kaders voor archivering die gelden voor het organisatieonderdeel.
• Een omschrijving van de uitgangspunten voor overname van het archief. Dit betreft de afspraken die tussen het organisatieonderdeel en de interne afdeling Archiefbeheer worden gemaakt.
• Een plan van aanpak voor overname. Dit plan vormt de procesbeschrijving voor overname door de afdeling Documentbeheer.
• Een planning van het overname traject.
• Een inventarislijst met een omschrijving van de dossiers, de waardering en selectie.
• Een omschrijving van de manier waarop betrokkenen toegang houden tot over te dragen documenten binnen en eventueel buiten de organisatie en hoe deze toegang is ingeregeld.

Heldere afspraken voor een overdracht van het archief

Het doel van een Overdrachtsplan is om heldere afspraken te maken over de voorwaarden waaraan het archief moet voldoen om tot overdracht van het archief van een organisatieonderdeel aan een afdeling Archiefbeheer te komen. Dit plan vormt de set aan afspraken op basis waardoor de afdeling Archiefbeheer in staat is het beheer van het archief van het organisatieonderdeel op zich te nemen, zodanig dat de overname snel en in één keer goed kan plaatsvinden.

Overdrachtsplan volgens wet- en regelgeving

Een Overdrachtsplan volgt wet- en regelgeving en actuele kaders, richtlijnen en handreikingen van uw afdeling Informatie Management. Onderdelen hiervan zijn: archivering, duurzaamheid, informatiebeveiliging en autorisatie, metadata, migratie en conversie, ordening, waarderen en selecteren, vervanging en kwaliteitsbewaking.

Expert op het gebied van archiefoverdracht

KBenP ondersteunt u bij het opstellen en/of actualiseren van instrumenten met betrekking tot een archiefoverdracht. KBenP is van oudsher thuis in documentbeheer en de hulpmiddelen daarvoor. En bovenal in het goed inrichten en implementeren daarvan, zodat er weinig gedoe en groot gemak is. KBenP helpt u de hygiënefactor van goed documentbeheer efficiënt vorm te geven en als een goed geoliede machine te laten functioneren. Dit alles in overeenstemming met door u gekozen uitgangspunten, randvoorwaarden en standaarden.