Het doel van het wegwerken van een archiefachterstand is een goed, geordend archief, dat het werk effectief en efficiënt ondersteunt en een archief waarmee deugdelijke verantwoording afgelegd kan worden. Daarnaast is herstel vereist voor overdracht van archief van het primair proces naar de overnemende partij, om te voldoen aan de eisen van deze partij.

archief en herstelwerk

Expert in archief achterstand en herstelwerk

KBenP heeft veel verschillende archief achterstanden bewerkt, soms voor het primair proces, soms voor een overdracht naar een interne afdeling (Archiefbeheer) en soms voor een overdracht naar een externe partij (b.v. het NA of een regionaal Archief). Het kan hier zowel om digitale als om fysieke achterstanden gaan.

Om een achterstand in kaart te brengen gaat KBenP na wat het archief betreft zowel qua aard als qua omvang en in hoeverre het afwijkt van de eisen van de overnemende partij (intern of extern), zodat er op activiteit niveau duidelijk bestaat over de herstelwerkzaamheden en er een passende aanbieding gedaan kan worden. Een archiefbewerkingsplan (plan van aanpak) zal onderdeel zijn van de aanbieding.

Uitvoering van Archiefbewerking

De archiefbewerking wordt uitgevoerd door een specifiek samengesteld team, met één aanspreekpunt voor opdrachtgever en op hoofdlijnen worden de volgende zaken gedaan: ordenen, metadateren, waarderen, selecteren, inventarislijst opstellen (bewaren en vernietigen), materieel verzorgen (igv fysiek archief). Tussentijds wordt regelmatig getoetst of de productie voldoet aan de stelde eisen. De archiefbewerking wordt afgerond met het intrekken van autorisaties, een eindtoets en eventueel een overdrachtsverklaring.

Archief achterstand/Herstelwerk volgt wet- en regelgeving en actuele kaders, richtlijnen en handreikingen van uw afdeling Informatie Management. Onderdelen hiervan zijn: archivering, duurzaamheid, informatiebeveiliging en autorisatie, metadata, migratie en conversie, ordening, waarderen en selecteren, vervanging en kwaliteitsbewaking.  Desgewenst kan KBenP u ondersteunen bij het opstellen en/of actualiseren van instrumenten met betrekking tot document en records management.

Meer weten over archief achterstand en herstelwerk?

Wilt u advies of ondersteuning bij uw archiefbeheer? Neem vrijblijvend contact op.

Stuur een e-mail Bel Anco ten Boekel

Anco ten Boekel.jpg
Meer weten?

Neem contact op met
Anco ten Boekel