Metadata (ook wel metagegevens) zijn gegevens die de eigenschappen van gegevens beschrijven. Ze bieden context aan opgeslagen gegevens en/of documenten. Metadata zijn essentieel voor de duurzame toegankelijkheid van documenten en archieven: zij zorgen ervoor dat documenten vindbaar, beschikbaar, leesbaar, interpreteerbaar, betrouwbaar en toekomstbestendig zijn en blijven.
Archiefwet en Archiefregeling voor overheidsorganisaties
Voor overheidsorganisaties is het vastleggen van metadata verplicht gesteld middels de Archiefwet en de Archiefregeling. Er dient een metagegevensschema opgesteld te worden zoals beschreven in NEN-ISO 23081-1. Hierin worden de onderlinge relaties tussen de metadata-elementen beschreven. Voor de Nederlandse overheid bestaat de Richtlijn Metagegevens Overheidsinformatie als uitwerking van de NEN-ISO 23081-1. Daarnaast dient men zich te houden aan de regels die gesteld zijn in NEN-ISO 15489-1 en de Baseline Informatiehuishouding Rijksoverheid.
Van TMLO naar MDTO
De Richtlijn Metagegevens Overheidsinformatie was verder uitgewerkt in twee toepassingsprofielen:
- Het Toepassingsprofiel Metagegevens Rijksoverheid (TMR)
- Het Toepassingsprofiel Metadatering Lokale Overheden (TMLO)
In juli 2021 is de nieuwe standaard Metagegevens voor duurzaam toegankelijke overheidsinformatie (MDTO) vastgesteld voor gebruik door decentrale overheden. Deze standaard vervangt daarmee de toepassingsprofielen TMR en TMLO. Door de MDTO als standaard te nemen wordt ketensamenwerking en kennisdeling tussen organisaties eenvoudiger. KBenP Talent kan u helpen bij de implementatie van de MDTO in uw organisatie.
Meer weten hoe wij kunnen ondersteunen bij beheer van documenten en archieven?
Wilt u advies of ondersteuning bij duurzame toegankelijkheid van uw documenten en archief? Neem vrijblijvend contact op.
Neem contact op met
Anco ten Boekel