De Unit Verkiezingen
De vraag aan KBenP was advies uit te brengen over de digitale samenwerkomgeving die de gemeente aanbiedt. Voor het advies zijn drie interactieve workshops gehouden: één per team. Tijdens deze workshops kregen de medewerkers meer inzicht in de verschillende soorten SharePoint-sites die de gemeente Den Haag aanbiedt. Daarna is met de teams gekeken welke site het best bij hen past, onder andere qua functionaliteiten en bewaartermijnen van documenten of procesbibliotheken.
Kennisoverdracht over de mogelijkheden en verschillen tussen de sitetypes vormden dan ook een belangrijk bestanddeel van de workshops en het advies. Vanwege de vele mogelijkheden binnen het Programma Digitaal Samenwerken van de gemeente was het belangrijk om tijdens de workshops en het opstellen van het advies de verschillende functies en kenmerken van de teamsites en projectsites duidelijk uiteen te zetten. Dit moest zowel voor de korte als voor de lange termijn duidelijk zijn. Daarnaast was het belangrijk om een goed inzicht en overzicht te krijgen van wat wel en wat niet mogelijk is binnen de geboden kaders.
Adoptie nieuwe werkwijze
Volgens KBenP is het cruciaal dat de unit Verkiezingen tijdig beschikt over actuele, betrouwbare en complete mogelijkheden van, en inzicht in de verschillen tussen de sitetypen. Dit is nodig om goed te kunnen samenwerken binnen de samenwerksites en voor de adoptie van de nieuwe manier van Digitaal Samenwerken. Deze kennis is nodig om te bepalen welke informatie van de netwerkschijf naar SharePoint gemigreerd moet worden en om te bepalen welk sitetype het meest geschikt is als samenwerkomgeving voor dat type informatie.
In het advies van KBenP is uiteengezet welke onderdelen van de aangeboden samenwerksites het beste passen bij de werkwijze en de processen van de verschillende teams binnen de unit. Ook heel belangrijk voor de acceptatie en overgang is of er aandachtspunten zijn benoemd voor de implementatie en adoptie voor het Digitaal Samenwerken.
Ondersteuning
Tijdens de overgangsperiode naar Digitaal Samenwerken biedt KBenP ondersteuning voor de adoptie en leren we de medewerkers tips & tricks om met SharePoint samenwerksites te werken. De processen bij de unit Verkiezingen zijn ingericht volgens ons advies en hiermee is een start gemaakt voor de overgang naar werken met SharePoint.
*De unit Verkiezingen is akkoord met deze publicatie.