Gezamenlijk werken in één DMS
Wet open overheid (Woo) stelt steeds meer en vaker eisen aan de wijze waarop er wordt omgegaan met overheidsinformatie. Met name dat informatie die we dagelijks maken, bewaren en delen vindbaar moet zijn zijn, voor onszelf en voor elkaar. En voor een betrouwbare, transparante en toegankelijke informatiehuishouding, want onze (overheids-)informatie is in principe openbaar en opvraagbaar.
Bijvoorbeeld: we versturen en ontvangen dagelijks ontelbare e-mails. Tussen al deze mailtjes kan belangrijke correspondentie zitten. Daarom moeten wij deze e-mails goed en gestructureerd archiveren en moeten bijlagen apart opgeslagen worden. Dit vraagt veel van de medewerker en stelt hoge eisen aan de systemen die we gebruiken.
Meerdere DMS’en in gebruik
Om aan deze eisen te voldoen is er binnen RWS een situatie ontstaan waarbij meerdere systemen naast elkaar bestaan; o.a. Hummingbird, Projectwise en SharePoint zijn applicaties die naast elkaar in gebruik zijn genomen. Het idee van de projectorganisatie Vernieuwen Van Brienenoordbrug
was om deze samen te voegen naar een single applicatie, waarbij de medewerker gebruikmaakt van één applicatie. Het voordeel hiervan is dat de beheerder maar één applicatie hoeft te beheren en de vindbaarheid van informatie is verhoogd. Daarbij is samenwerking met externen mogelijk en zijn risico’s op het gebied van informatiebeveiliging afgedekt.
DMS en Dataroom
Er is gekozen voor het in Office 365 inrichten van een Dataroom ten behoeve van de aanbesteding voor vernieuwing van de Van Brienenoordbrug Rotterdam. De Dataroom documenten bevatten informatie over de aanbesteding en zijn relevant voor de inschrijvers. Er is er binnen dezelfde omgeving een DMS ingericht waarin door Rijkswaterstaat en partners (RHDHV, Arup & KBenP) aan de aanbesteding is gewerkt.
Agile werken
Voorafgaand aan de uitvoering is een uitgebreid voortraject doorlopen, waarbij de volledige werkwijze omtrent een aanbesteding, functionele wensen en architectuur aspecten zijn vastgelegd. Het opzetten van een Office 365 Structuur maakte het mogelijk informatie en data snel te kunnen vinden. In het wekelijks projectoverleg namen we nieuwe requirements, wensen en verbeteringen door en konden we agile doorontwikkelen. Zo zijn er regelmatig datamigraties vanuit Projectwise & Hummingbird naar SharePoint Online gedaan en zijn de metadatamatrix en autorisatiematrix vastgesteld. Een succesvolle combinatie van procesgericht werken en het primair proces vroegtijdig betrekken bij de inrichting heeft geleid tot een succesvolle uitvoering. KBenP is dankbaar zo’n mooi traject met Rijkwaterstaat te hebben mogen uitvoeren.
Key features van de ontwikkelde Dataroom i.c.m. DMS
• Gezamenlijke uitstraling & structuur;
• Azure-toegangs beoordelingen en Rechtenbeheer;
• B2B-samenwerking met externe partijen mogelijk (cross-tenant);
• Uitgebreide SharePoint Sitestructuur;
• Metadata Ondersteuning;
• Compliance & Security volgens de laatste standaarden;
• Workflows (o.a. Vrijgave Dataroom);
• Key-user beheer organisatie;
• Koppelingen naar Relatics (GRIP) en VISI;
• Archief export naar SharePoint Online.